Perakaunan telah ditakrifkan sebagai, oleh Profesor Perakaunan di Universiti Michigan William A Paton sebagai mempunyai satu fungsi asas: "memudahkan pentadbiran aktiviti ekonomi. Fungsi ini mempunyai dua fasa yang berkait rapat: 1) mengukur dan menyusun data ekonomi; dan 2 ) menyampaikan hasil proses ini kepada pihak yang berminat."
Sebagai contoh, akauntan syarikat secara berkala mengukur untung dan rugi selama sebulan, suku atau tahun fiskal dan menerbitkan keputusan ini dalam penyata untung dan rugi yang dipanggil penyata pendapatan. Penyata ini termasuk elemen seperti akaun belum terima (apa yang terhutang kepada syarikat) dan akaun belum bayar (apa yang syarikat berhutang). Ia juga boleh menjadi agak rumit dengan subjek seperti pendapatan tertahan dan susut nilai yang dipercepatkan. Ini di peringkat perakaunan yang lebih tinggi dan dalam organisasi.
Kebanyakan perakaunan walaupun, juga mengambil berat tentang simpan kira asas. Ini adalah proses yang merekodkan setiap transaksi; setiap bil yang dibayar, setiap sen yang terhutang, setiap dolar dan sen yang dibelanjakan dan terkumpul.
Tetapi pemilik syarikat, yang boleh menjadi pemilik individu atau berjuta-juta pemegang saham paling prihatin dengan ringkasan urus niaga ini, yang terkandung dalam penyata kewangan. Penyata kewangan meringkaskan aset syarikat. Nilai aset ialah kosnya apabila ia mula-mula diperoleh. Penyata kewangan juga merekodkan sumber aset tersebut. Sesetengah aset adalah dalam bentuk pinjaman yang perlu dibayar balik. Keuntungan juga merupakan aset perniagaan.
Dalam apa yang dipanggil simpan kira catatan dua kali, liabiliti juga diringkaskan. Jelas sekali, syarikat ingin menunjukkan jumlah aset yang lebih tinggi untuk mengimbangi liabiliti dan menunjukkan keuntungan. Pengurusan kedua-dua elemen ini adalah intipati perakaunan.
Terdapat sistem untuk melakukan ini; bukan setiap syarikat atau individu boleh merangka sistem perakaunan mereka sendiri; hasilnya akan menjadi huru-hara!