Kebanyakan orang mungkin menganggap simpan kira dan perakaunan sebagai perkara yang sama, tetapi simpan kira benar-benar satu fungsi perakaunan, manakala perakaunan merangkumi banyak fungsi yang terlibat dalam menguruskan hal ehwal kewangan perniagaan. Akauntan menyediakan laporan berdasarkan, sebahagiannya, pada kerja pemegang buku.
Penjaga buku melaksanakan semua jenis tugas penyimpanan rekod. Sebahagian daripada mereka termasuk yang berikut:
-Mereka menyediakan apa yang disebut sebagai dokumen sumber untuk semua operasi perniagaan - pembelian, penjualan, pemindahan, pembayaran dan pengumpulan. Dokumen tersebut termasuk kertas seperti pesanan pembelian, invois, slip kad kredit, kad masa, helaian masa dan laporan perbelanjaan. Penyimpan buku juga menentukan dan memasukkan dalam dokumen sumber apa yang dipanggil kesan kewangan urus niaga dan acara perniagaan lain. Ini termasuk membayar pekerja, membuat jualan, meminjam wang atau membeli produk atau bahan mentah untuk pengeluaran.
-Penjaga buku juga membuat catatan kesan kewangan ke dalam jurnal dan akaun. Ini adalah dua perkara yang berbeza. Jurnal ialah rekod transaksi dalam susunan kronologi. Akaun ialah rekod atau halaman yang berasingan untuk setiap aset dan setiap liabiliti. Satu transaksi boleh menjejaskan beberapa akaun.
-Penjaga buku menyediakan laporan pada akhir tempoh masa tertentu, seperti harian, mingguan, bulanan, suku tahunan atau tahunan. Untuk melakukan ini, semua akaun perlu dikemas kini. Rekod inventori mesti dikemas kini dan laporan disemak serta disemak semula untuk memastikan ia bebas ralat yang mungkin.
-Penyimpan buku juga menyusun senarai lengkap semua akaun. Ini dipanggil imbangan duga terlaras. Walaupun perniagaan kecil mungkin mempunyai seratus atau lebih akaun, perniagaan yang sangat besar boleh mempunyai lebih daripada 10,000 akaun.
-Langkah terakhir adalah untuk pemegang buku menutup buku, yang bermaksud menutup semua simpan kira untuk satu tahun fiskal dan diringkaskan.